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SOBRE LA ORGANIZACIÓN INTERNA DEL TRIBUNAL DE CUENTAS MUNICIPAL. ANEXO I ACUERDO 01-03.

ACUERDO Nº 01/03 T.C.M.

ANEXO I

CAPITULO I.-

ORGANIZACIÓN

art. 1°) El Tribunal de Cuentas Municipal esta constituido en la forma y con las prerrogativas que establece la Carta Orgánica Municipal y las ordenanzas que reglamentan su ejercicio.-

art. 2°) Del Tribunal de Cuentas dependerán :

a) Contadores Fiscales de conformidad a lo prescripto en el art.31º de la O. Nº 7216/00.

b) Asesor Letrado de conformidad a lo prescripto en el art.31º de la O. Nº 7216/00.

c) Uno (1) Jefe de Revisores.

d) Uno (1) Coordinador General.

e) Uno (1) Director de Despacho.

f) Personal administrativo y de servicio que se designe.

Art. 3°)  – PRESIDENCIA.- La presidencia del TCM será ejercida en la forma prescripta en la Carta Orgánica Municipal, Ordenanza Nº 7216/00 y Acuerdo Nº 97/01 T.C.M.

Art. 4°) PRESIDENCIA – FACULTADES.- Sin perjuicio de las facultades establecidas en la Carta Orgánica Municipal y en la Ordenanza 7216/00 corresponde al Presidente :

a)   la jefatura administrativa del tribunal, pudiendo tomar las medidas que considere conveniente para la buena marcha y gobierno interno del mismo.

b)  preparar el anteproyecto del presupuesto de gastos sometiéndolo a la aprobación del cuerpo.

c)   la jefatura del personal siendo en consecuencia quien otorga las licencias y aplica sanciones disciplinarias.

d)  confeccionar el Orden del Día correspondiente a las reuniones para Acuerdos.

Art. 5°) VACANCIAS.- En caso de ausencia o impedimento temporal del presidente hará sus veces el vocal que le siga en turno de conformidad con lo establecido en las normas citadas en el art. 3° del presente reglamento.

En caso de excusión, ausencia o impedimento temporal menor de 45 días de un vocal, y no exista acuerdo entre los dos restantes,  subrogará al vocal ausente o impedido el Contador Fiscal mas antiguo en el cargo y en caso de igual antigüedad el de mayor  edad.

Art. 6°) VOCALES : Sin perjuicio de las facultades establecidas en la C.O.M. , Ordenanza Nº 7216/00 y Acuerdo Nº 97/01 T.C.M., corresponde a los Vocales:

a)   Asumir la dirección y contralor de las tareas que por jurisdicción y materia disponga el Plenario.

b)  Solicitar directamente del personal la colaboración que necesiten para el estudio de los diversos asuntos que se le encomendara y la preparación de sus votos.

c)   Fundamentar individualmente los dictámenes que emita el Tribunal. En caso de que las

decisiones sean adoptadas por unanimidad no bastará con la adhesión a los fundamentos expuestos.

Art. 7°) RECUSACION Y EXCUSACION :  Regirán para los miembros titulares y suplentes las causas de excusación y recusación previstas para los miembros del Tribunal de Cuentas de la provincia del Chubut, aplicándose igual procedimiento. La decisión el Tribunal con respecto a la excusación o recusación de sus miembros es inapelable.

Art. 8°) ASESOR LETRADO :  Requisitos : para desempeñarse como Asesor Letrado se requerirá titulo de Abogado y 10 años de ejercicio de la profesión.

El Asesor Letrado dependerá jerárquicamente el Presidente del Tribunal asesorando en todos aquellos asuntos que le sean sometidos directamente por el Presidente que se relacionen con cuestiones jurídicas.

Competencias :

a) Deberá promover en representación del cuerpo y conforme las instrucciones que se le impartan, las acciones judiciales pertinentes ante los tribunales de justicia.

b)  Intervenir como Instructor en la confección de los sumarios que se ordenen dentro del ámbito del T.C.M.

c)   Entender en toda acción que sea consecuencia de las funciones que el Tribunal ejerce dentro de sus jurisdicción y competencia, pudiendo representar al organismo por mandato especial que este le otorgue.

d)  Colaborar con la clasificación científica del material informativo de que disponga el Tribunal, fichando temáticamente la legislación, doctrina y jurisprudencia de interés.

Art. 9°) CONTADOR FISCAL : Requisitos: para ejercer el cargo se requerirá el título de Contador Publico Nacional y diez (10) años de ejercicio de la profesión. Dependen jerárquicamente del Presidente. Asimismo responden funcionalmente de los vocales para los casos previstos en el artículo 5º inc. b) del presente reglamento.

Competencias :

a)   Ejercer la supervisión funcional del Jefe de Revisores.

b)  Evacuar las consultas técnico-contables que les someta el Tribunal.

c)   Programar procesos de análisis integral de control y estudio de las cuentas rendidas y régimen contable administrativo.

d)  Examinar las rendiciones presentadas al Tribunal en sus aspectos formal, legal, contable, numérico y documental y tomando como base los informes confeccionados por el Jefe de Revisores según el caso y elevar sus conclusiones al Presidente para su posterior tratamiento por el Cuerpo.

e)   Confeccionar a requerimiento del Cuerpo, de ser ello posible en base a los antecedentes obrantes en el Tribunal, un informe de Auditoria de Economía y Eficiencia que deberá reflejar :

1)  Si los recursos municipales son utilizados de manera económica y eficiente, como asimismo indicar las causas de cualquier ineficiencia o practica antieconómica que pueda ser identificada .

2)  Si se han obtenido los resultados o ventajas esperadas en el presupuesto y si los objetivos han sido alcanzados ; llevar un registro de residuos pasivos tomando como base las listas que le han sido remitidas al finalizar el ejercicio .

f)   Con 15 días de anticipación a la fecha establecida para que el Tribunal lo eleve al Concejo Deliberante remitir al cuerpo los antecedentes y resúmenes respectivos correspondientes a la Cuenta General del Ejercicio con un estudio sobre los aspectos contables, emitiendo un informe sobre el particular .

Art. 10°) JEFE DE REVISORES.- Depende jerárquicamente del presidente y funcionalmente de los contadores fiscales, es el jefe inmediato de los revisores de cuentas. Es responsable directo del buen servicio de la dependencia a su cargo y disciplina de los empleados a su cargo, inspeccionando sus tareas cuando sea oportuno estando obligado a :

1)  Realizar el control de ingresos y legalidad del gasto público efectuando el examen y estudio de toda rendición de cuentas, debiendo elevar al Contador Fiscal un informe relativo al análisis de recaudación, control de ejecución de presupuesto, verificación de la correcta utilización del crédito presupuestario, control del movimiento de fondos y valores, su demostración y afectación, estudio de la situación patrimonial, verificación de la correcta aplicación de las disposiciones legales y reglamentarias.

2)  Efectuar la distribución de tareas del personal a sus ordenes teniendo en cuenta su aptitud para cada labor y practicar rotaciones periódicas entre los agentes afectados a trabajos que requieran igual preparación y conocimiento. Deberá llevar para tales efectos un registro de distribución de tareas.

3)  Conservar los bienes de la oficina y mantener al día el inventario de su área responsable.

4)  Elevar mensualmente al Contador Fiscal y en ausencia del mismo al Tribunal un informe detallado del estado de las rendiciones, objeciones que se realizaron, intimaciones y toda otra información conveniente, como así propugnar las medidas  que el estudio y la practica les sugiere para agilizar, mejorar o reformar el análisis de las rendiciones de cuentas e ingresos, proponiendo de esta manera a un mejor y mas eficaz desarrollo de las tareas que se les ha encomendado.

5)  Mantener actualizado los controles relativos al análisis de los saldos pendientes de las Rendiciones de Cuentas de los responsables y de los plazos de presentación de las cuentas llevando a tales efectos un libro de vencimientos.

6)  Examinar las cuentas rendidas conforme las normas que forman parte del presente reglamento dentro de los treinta días de presentadas. En caso de no observarse esta disposición deberá informar las razones al Contador Fiscal y en ausencia del mismo al Tribunal y/o solicitar expresa autorización del mismo para ampliar el plazo o fijar otro tratamiento en las cuentas rendidas.

7)  Expedirse dentro de los siete (7) días de corrérsele vista por parte de su superior jerárquico, en los expedientes que le sean girados a los efectos de que emitan opinión fundada en materia de su competencia. Este plazo podrá ser ampliado a requerimiento del Jefe de Revisores, contemplándose la índole del asunto que se trata y se considerarán en suspenso cuando deba requerirse información complementaria.

8)  Previa intervención del Jefe de revisores,  controlar las objeciones efectuadas por los Revisores, en las Rendiciones de cuenta confrontándolas con el informe que produjeran.

9)  El Jefe de Revisores es responsable del conocimiento que puedan tener los revisores de las disposiciones del Tribunal.

10) Llevará un registro de control de rubricación de libros de la Corporación Municipal.

11) Disponer la organización y cuidado de la documentación entrada a su sección y de la que se archiva en ella.

12) Realizar las inspecciones y demás tareas que se dispongan por los miembros del Tribunal o Contador Fiscal.

13) Respecto de las rendiciones de cuentas del plan de obras públicas, una vez aprobados los certificados parciales y los mayores costos no se procederá a su devolución como ocurre con las rendiciones de gastos o gastos de personal. Con las mismas se formarán legajos por cada obra y se conservarán hasta la terminación de las mismas y hasta tanto se opere la liquidación final. En los Acuerdos en los cuales se encuentren incluidas Rendiciones de Cuenta del Plan de Obras Públicas, se dejará constancia en los mismos que dicha aprobación queda sujeta a la que resulte de la liquidación y aprobación final de la obra respectiva. En la devolución del fondo de reparo se tendrá en cuenta :

13.1 Que la totalidad de los trabajos se hayan ejecutado en los plazos establecidos en los contratos y en caso de ampliación de los mismos que hayan sido aprobados por autoridad competente.

13.2 Que el acta de recepción definitiva extendida al cumplir el plazo de garantía hayan sido aprobados por autoridad competente.

14) Deberá llevar un registro de las rendiciones en forma mensual a los efectos de facilitar el informe establecido en el inciso e) El registro deberá contener :

14.1 fecha de entrada de la rendición

14.2 si se encuentra en estudio

14.3 si se realizaron objeciones y fecha de las mismas

14.4 plazo otorgado para la contestación o sus vencimientos

14.5 fecha de elevación del expediente para consideración del Contador fiscal fecha de aprobación y número de Acuerdo

14.6 fecha de salida de la rendición a la repartición de origen

Art. 11º) COORDINADOR  GENERAL: Depende jerárquicamente del Presidente. Supervisa a Dirección de Despacho, Maestranza y Jefe de Revisores.

El Coordinador General tendrá las siguientesAtribuciones y deberes :

1)  Certificar la autenticidad de los testimonios y copias que se expidan.

2)  Notificar las reuniones del tribunal.

3)  Elevar a Presidencia el parte diario de asistencia y novedades del personal.

4)  Verificar las resoluciones relativas a la tramitación de los diversos asuntos, informes, dictámenes, providencias y demás comunicaciones que deban efectuarse de acuerdo a las instrucciones pertinentes o constancias respectivas, realizadas por la Dirección de Despacho.

5)  Notificar las resoluciones, acuerdos y providencias adoptadas por el tribunal cuya comunicación se haya dispuesto.

6)  Verificar que el análisis de los actos administrativos comunicados al Tribunal se efectúe dentro de los plazos establecidos y controlar los plazos legales que acuerde el Presidente o el Tribunal.

7)  Verificar la organización de los registros de acuerdos, resoluciones, dictámenes e informes del Tribunal.

8)  Organizar y supervisar a la Dirección de despacho, Mesa de Entradas y Salidas, Archivo y Biblioteca del Tribunal.

9)  Custodiar los libros, expedientes y demás documentos del Tribunal, como así también las declaraciones juradas presentadas por los funcionarios conforme lo dispuesto por el art. 25 de la C.O.M

10) Llevar registro de antecedentes de las secciones en las que se divide la Corporación municipal con los nombres de los funcionarios responsables.

11) Archivar y clasificar las copias de los despachos producidos por el Tribunal respecto de los organismos sometidos a su fiscalización.

12) Registrar personalmente el movimiento de las rendiciones y contabilidad de responsables en las planillas adoptadas por este Tribunal donde se anotarán los cargos cuando se reciban las planillas de ingresos de Tesorería y el movimiento de fondos y valores, una vez aprobada la rendición realizará el descargo con el numero de acuerdo

13) Solicitar los estados de ejecución del presupuesto y toda otra información que se requiera, poniendo en conocimiento del presidente.

14) Tener un stock de elementos suficientes para el normal desenvolvimiento de las tareas diarias, haciendo constar en el libro especial o ficha el ingreso y egreso de los mismos y entregando bajo recibo los que se necesitaran.

15) Recepcionar, inventariar y distribuir los bienes que adquiera el Organismo, entregando bajo recibo los mismos si correspondiera. Propondrán oportunamente al Tribunal el dictado de la resolución pertienente cuando procediera la baja de bienes, previo informe del sector correspondiente.

16) Llevar las registraciones correspondientes a la Caja Chica del Tribunal supervisando su manejo conforme las disposiciones vigentes.

17) Relevar el stock de suministros y confeccionar los pedidos respectivos.

Art. 12°)DIRECCIÓN DE DESPACHO: Depende jerárquicamente del Presidente y del Coordinador General . Organiza, coordina y supervisa las áreas de despacho y mesa de entradas y salidas .Corresponde a esta dirección:

12.1 Registrar la recepción y expedición de toda actuación que se tramite por ante este Tribunal dándole número y fecha cierta, llevando los correspondientes registros de entrada y salida de los mismos.

12.2 Recepcionar la correspondencia y efectuar la distribución de los expedientes y documentación bajo recibo.

12.3 Controlar que se mantenga el carácter de las tramitaciones “confidenciales” y “reservadas” registrándola en los libros habilitados al efecto.

12.4 Verificar y efectuar la correcta foliación de la documentación recibida y remitida.

12.5 Notificar al Coordinador General de toda recepción y expedición de documentación tramitada por ante este Tribunal.

12.6 Preparar las resoluciones relativas a la tramitación de los diversos asuntos, informes, dictámenes, providencias y demás comunicaciones que deban efectuarse de acuerdo a las instrucciones pertinentes o constancias respectivas.

12.7 Organizar y llevar los registros de acuerdos, resoluciones, dictámenes e informes del Tribunal.

12.8 Organizar la distribución del despacho diario de los asuntos entrados y correspondencia notificando al Coordinador General.

12.9 Atender al público evacuando toda las informaciones que sean de incumbencia del área, derivando a las áreas respectivas toda aquellas que no puedan ser resueltas en el sector.

12.10 Ordenar la información y efectuar estadísticas semanales, mensuales y anuales, manteniéndolas permanentemente actualizadas (Indices de resoluciones, providencias, notas, acuerdos etc.).

12.11 Mantener relación directa con presidencia, informando las tramitaciones documentales entrantes y salientes.

12.12 Atender y realizar llamadas telefónicas solicitadas por los miembros del tribunal.

Art. 13°) REVISORES DE CUENTAS :  Dependen jerárquicamente del Jefe de revisores. Tendrán las siguientes funciones :

1)  Revisión de las Rendiciones de Cuentas encomendadas en sus aspectos formal, legal contable, numérico y documental, en las que deberán efectuar un minucioso examen elevándolas al Jefe de Revisores con un informe en el que consten todas las irregularidades que notaren con indicación de las normas transgredidas.

2)  Controlar las planillas de Tesorería, planillas de Ingresos y Egresos, movimiento de fondos y valores informando al Jefe de Revisores lo actuado y las observaciones si las hubiera.

3)  Controlara las rendiciones de cuentas con las planillas de Egresos, movimientos de fondos y valores, Estado Mensual de Ejecución del Presupuesto e informar al Jefe de Revisores las diferencias que hubiere.

4)  Colaborar con las inspecciones.

5)  Colaborar con el Jefe de Revisores en el Informe de la Cuenta General del Ejercicio.

6)  Propender a la buena marcha del Tribunal, proponiendo las medidas que la practica sugiera para un mejor desenvolvimiento de las tareas, ya sea en cuanto a las formas de las rendiciones de cuentas o sobre otras materias propias de sus funciones.

7)  Guardar la confidencialidad de los datos conocidos no pudiendo suministrar información ni datos a persona alguna que no sean sus jefes o miembros del Tribunal.

Art. 14º) DESPACHO MESA DE ENTRADA Y ARCHIVO.– Depende jerárquicamente del Director de Despacho. Colaborará directamente con este designándole las tareas a realizar.

Art. 15°) PERSONAL DE MAESTRANZA.-  Estará a cargo de un encargado quien dependerá jerárquicamente del Coordinador General y cumplirá con las siguientes tareas y obligaciones :

15.1 Velar por la correcta limpieza de las oficinas y dependencias del Tribunal.

15.2 Velar por el correcto funcionamiento de los servicios sanitarios.

15.3 Mantener en buen estado de presentación y aseo las distintas dependencias del Tribunal y sus efectos, vajillas, enseres, mobiliarios y artefactos, comunicando al coordinador administrativo toda baja, rotura o desperfecto en el funcionamiento de los mismos.

Capitulo II .- Funcionamiento

Art. 16°) DEL PLENARIO : El Tribunal se reunirá en sesión plenaria al menos dos por mes y a pedido de dos de sus miembros en toda oportunidad que lo requiera la naturaleza de los asuntos en tramite.-

16.1 Las resoluciones se adoptarán por mayoría absoluta de sus miembros y se dejará constancia en actas de las disidencias que se formulen.

16.2 Los debates en el seno del plenario tendrán carácter de reservados, sus decisiones serán difundidas en la forma y por los medios que en cada caso resuelva el mismo.

Art. 17°) RECUSACIONES Y EXCUSACIONES.- Rigen para los miembros del Tribunal de Cuentas las mismas causas de recusaciones y excusaciones que para los jueces establecidas en el Código de Procedimientos Civil y Comercial vigente.

Art. 18°) INSPECCIONES.- A los efectos de la realización de inspecciones y verificaciones en dependencias municipales centralizadas, descentralizadas, entes autárquicos municipales, empresas, sociedades de economía mixta y entidades donde se comprometan intereses económicos municipales, se designará un Vocal Instructor a cargo de la misma, los Revisores Fiscales- Contadores  – y demás personal afectado a la inspección

Las inspecciones pueden ser parciales o integrales. Las primeras se limitaran a verificar determinados aspectos de la dependencia inspeccionada que se determinaran en cada caso.

Las integrales abarcaran los antecedentes de la dependencia bajo inspección en relación a la fiscalización a efectuarse y verificación de los registros contables

ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS :

18.1 El Vocal Instructor deberá informar al cuerpo sobre el resultado de las inspecciones dentro de los 15 días de concluidas las mismas

18.2 Asesorar a las dependencias inspeccionadas a fin de obtener la aplicación de criterios análogos en lo referente a su contabilidad y sistema de contralor

18.3 Disponer la inmediata aplicación de disposiciones y normas vigentes cuando en el curso de la investigación se advierta su incumplimiento

18.4 Proponer las medidas de perfeccionamiento de los procedimientos en vigor

18.5 Vigilar y verificar por los medios de que disponga la regularización de los actos observados en las inspecciones realizadas o por disposiciones de otro funcionario o autoridad competente.

18.6 Analizar e informar en las actuaciones que se deriven de inspecciones respecto de transgresiones a disposiciones legales o reglamentarias o practicas de contabilidad o registración en uso o generalmente aceptadas.

18.7 Llevar registro de legajos correspondientes a disposiciones relacionadas con su propio funcionamiento, inspecciones realizadas, recopilación de disposiciones legales y reglamentarias vinculadas a la Ordenanza de Contabilidad, de Obras Públicas y otras de aplicación.

Art. 19°) NORMAS GENERALES

El personal del Tribunal de cuentas tiene las siguientes obligaciones :

19.1 Deben el mas absoluto respeto a sus superiores y restante personal y tienen el deber de conducirse con seriedad y corrección durante el desempeño de sus tareas.

19.2 Deben poner en la ejecución de los trabajos encomendados toda la capacidad y habilidad de que se hallen dotados y realizarlos con la mayor dedicación y diligencia.

19.3 Mantener reserva sobre los trabajos que ejecuten y no suministrar expedientes o información de ninguna naturaleza a personas ajenas a la tarea desarrollada quedando terminantemente prohibido sacar piezas, copias, pruebas o muestras de las mismas. Su incumplimiento será considerado falta gravisima y pasible de exoneración.

19.4 Someterse al sistema de control de asistencia adoptado como así también al control o verificación de las causas de inasistencia.

19.5 Cuidar de la conservación y del económico aprovechamiento de todos los materiales y elementos de trabajo siendo directamente responsables de los deterioros que intencionalmente o por negligencia ocasionara.

19.6 Mantener al día el trabajo de las diversas actividades a su cargo.

19.7 Abstenerse de peticionar a las autoridades superiores sin la venia de su jefe inmediato, salvo casos de injusta denegación y con conocimiento de este

19.8 Abstenerse de recibir visitas particulares o por cuestiones ajenas a sus funciones.

19.9 Abstenerse de realizar durante su horario de trabajo otras actividades extrañas al mismo.

19.10 Abstenerse de realizar dentro de la repartición cualquier tipo de actividades comerciales o aceptar ofrecimiento de ventas.

Art. 20°) INASISTENCIAS.- Cualquiera sea su categoría los agentes estarán obligados a comunicar su inasistencia por cualquier medio dentro de la primera hora de trabajo.

El personal que incurra en inasistencias injustificadas mas de dos veces al mes o que no se ajuste a la verdad en las razones invocadas como justificación de inasistencia será pasible de aplicación de una sanción menor. La reincidencia en tales hechos dentro de los seis meses siguientes será considerada falta grave.

Retardos : deberán ser autorizados con anticipación por el superior jerárquico, caso contrario deberán ser justificados a juicio del Presidente. La falta de justificación de tres retardos en el mes será equivalente a una falta injustificada.

Art. 21°) SANCIONES DISCIPLINARIAS.- La violación de los deberes y obligaciones a su cargo harán pasible a los agentes a las sanciones disciplinarias que el Presidente del Tribunal graduará de acuerdo a su importancia y reiteración . Estas sanciones podrán ser, llamados de atención, apercibimiento, suspensión, cesantía y exoneración.

La exoneración, cesantía y suspensión mayor de 10 días será dispuesta por Acuerdo del Tribunal. En los 2 primeros casos será previo sumario a cargo del instructor que designe, en el cual se posibilitará la defensa del imputado.

Las sanciones menores podrán ser dispuestas :

21.1 Suspensiones de hasta 10 días por el Presidente con acuerdo del cuerpo.

21.2 Llamadas de atención y apercibimiento por parte de los Vocales con comunicación al Presidente.

ANEXO CONVERGENCIAS

Coordinador General: Categoría 22

Jefe de Revisores: Categoría 22

Dirección de Despacho: Categoría 21

Revisores de Cuentas A: Categoría 20

Revisores de Cuentas B: Categoría 18

Despacho Mesa de Entrada y Archivo

Maestranza

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